En raison de la crise sanitaire liée à la covid-19, il est apparu nécessaire de prendre des mesures exceptionnelles pour permettre de renouveler les instances notariales, applicables jusqu’au 1er juillet 2021. Lesquelles ?
Coronavirus (COVID-19) : du nouveau pour la chambre des notaires
En raison de la crise sanitaire liée à la covid-19, le Gouvernement a décidé d’assouplir les modalités de vote et les règles de quorum tant pour la désignation des membres des instances notariales que pour le fonctionnement de celles-ci. Il prévoit également la possibilité de reporter la date des assemblées générales (AG) en cas d’impossibilité de les tenir.
Plus précisément, il est d’abord prévu que le vote des notaires réunis en assemblée générale (AG) peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 6 procurations. Cet AG délibère valablement si la moitié des notaires en exercice sont présents ou représentés.
La désignation des membres du bureau de la chambre des notaires peut aussi avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant pas disposer de plus de 6 procurations.
Par ailleurs, les chambres délibèrent valablement lorsque sont présents ou représentés au moins :
2 membres pour les chambres qui comportent 5 à 7 membres ;
4 membres pour les chambres qui comportent 9 à 11 membres ;
7 membres pour les chambres qui comportent 13 à 19 membres ;
10 membres pour les chambres qui comportent 21 membres ou plus.
Le vote peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 4 procurations.
En cas d’impossibilité de réunir l’AG du fait des mesures de police sanitaire rendues nécessaires pour limiter la propagation de la covid-19, le président de la chambre des notaires peut la reporter. Une nouvelle date de réunion est fixée dès que les conditions le permettent.
En cas de report de l’AG au cours de laquelle sont désignés les membres de la chambre et les délégués au conseil régional :
le mandat des membres de la chambre et le mandat des délégués au conseil régional qui arrivent à échéance sont prorogés jusqu’à la désignation de leurs successeurs ;
le mandat des nouveaux membres de la chambre s’achève en mai 2024. Le mandat des délégués au conseil régional s’achève en mai 2025 ;
le président de la chambre peut décider, en raison de la date du report de la 1ère AG, de ne pas réunir une 2nde AG.
En cas de report de l’AG chargée de voter le nouveau budget de la chambre, le président de la chambre peut arrêter, jusqu’au 15 juillet 2021, pour la période courant entre la fin de l’exercice budgétaire précédent et la date de la prochaine AG, un budget provisionnel reconduisant le budget précédent, qu’il est chargé d’exécuter. Le budget ainsi adopté, les recettes et les dépenses ainsi recouvrées ou engagées sont soumises à la validation de la prochaine AG.
Enfin, le vote des délibérations de la chambre siégeant en comité mixte peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 2 procurations. La chambre siégeant en comité mixte délibère valablement si la moitié des membres sont présents ou représentés.
Coronavirus (COVID-19) : du nouveau pour le conseil régional des notaires
En ce qui concerne le conseil régional des notaires, il faut noter les points suivants :
le vote des notaires réunis en AG peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 6 procurations (cette AG délibère valablement si la moitié des notaires en exercice sont présents ou représentés) ;
le vote des délibérations du conseil régional peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant pas disposer de plus de 4 procurations (le conseil régional délibère valablement si la moitié des membres sont présents ou représentés).
Enfin, le vote des délibérations de la chambre siégeant en comité mixte peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 2 procurations. La chambre siégeant en comité mixte délibère valablement si la moitié des membres sont présents ou représentés.
Coronavirus (COVID-19) : du nouveau pour le Conseil supérieur du notariat
Exceptionnellement, le vote pour la désignation des membres du Conseil supérieur du notariat (CSN) peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 4 procurations.
En outre, le vote des délibérations du CSN peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 4 procurations. Le CSN délibère valablement si la moitié des membres sont présents ou représentés.
En ce qui concerne le vote pour la désignation des membres du bureau du CSN, il peut aussi avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 4 procurations.
Enfin, le vote des délibérations de la chambre siégeant en comité mixte peut avoir lieu par procuration, chaque mandataire ne pouvant disposer de plus de 2 procurations. La chambre siégeant en comité mixte délibère valablement si la moitié des membres sont présents ou représentés.
Coronavirus (COVID-19) : précisions sur les procurations
Les procurations sont établies sous forme écrite ou dématérialisée et sont datées. Le mandant les transmet au président de la chambre, du conseil régional ou du conseil supérieur concerné au moins 5 jours avant la date du vote.
Le mandant et le mandataire doivent être membres de la même formation délibérative. Dans le cas des comités mixtes, ils doivent, en outre, être tous les 2 soit notaires, soit clercs ou employés.
Le président s’assure que le nombre de procurations n’excède pas la limite autorisée. Si cette limite n’est pas respectée, seules sont valables les procurations qui ont été établies les premières.
Dans l’hypothèse où ce départage serait impossible du fait de l’établissement de plusieurs procurations le même jour, le président de l’instance concernée en informe sans délai les mandants et demande au mandataire de se mettre en conformité avec la réglementation.
En l’absence de régularisation au moins 24h avant la date du vote, le président informe le mandataire et les mandants que les procurations surnuméraires qui n’ont pu être départagées sont nulles de plein droit.
Source : Décret n° 2021-627 du 20 mai 2021 adaptant provisoirement le fonctionnement des instances du notariat aux conséquences de l’épidémie de covid-19
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